Багато компаній починають із фрази “Скільки коштує онлайн-корпоратив?” - і це нормально. Але справжній успіх івенту визначається не прайсом, а тим, чи поставили ви правильні запитання до початку співпраці, чіткий перелік яких надає вам:
- реальне уявлення про рівень агенції;
- розуміння, чого чекати на кожному етапі;
- гарантію, що нічого не “впаде” у прямому ефірі.
А найголовніше, що це дозволяє організувати ідеальний івент без нервів.
Базові питання про досвід і технічну готовність івент агенції
Скільки онлайн івентів ви вже провели? - Не всяка агенція, що вміє робити офлайн-вечірки, так само впевнено почувається у Zoom чи Teams. Онлайн - це окрема культура, інструменти й сценарії.
Чи можете продемонструвати відео / відгуки / приклади подібних івентів? - Візуальні матеріали допоможуть побачити рівень організації онлайн корпоративу https://rush.in.ua/uk/korporatyvne/online-korporatyv/ не просто слухаючи, а уявити, як це буде виглядати для вашої команди.
З якими платформами ви працюєте? - Zoom - це не єдиний варіант, а іноді краще зайти через Gather, Airmeet або приватні стрімінгові рішення. Агенція має орієнтуватися у варіантах.
Питання про креатив і формат
Чи ви запропонуєте кілька форматів або сценаріїв? - Круто, коли івент-агенція не просто каже “робимо вікторину”, а пропонує на вибір квест, інтерактивне шоу, серіал, кулінарний батл, театралізовану мафію тощо.
Хто пише сценарій і адаптує його під нашу команду? - Нудний шаблон є найшвидшим способом втратити залученість. Команда має впізнати себе у жарті, тематиці, фішках. І це завдання сценариста.
Чи можна вплести наші внутрішні “фішки” (меми, традиції, сленг)? - Індивідуалізація є важливим ключем до успіху. Коли HR чує від працівників: “було як про нас!”, це той самий wow-ефект.
Питання про ведучих і модерацію заходу
Хто буде вести івент та що про нього/неї відомо? - Харизма ведучого - 50% успіху. Уточніть, який досвід у нього: чи працював із віддаленими командами, чи вміє тримати увагу онлайн, чи володіє гумором “без крінжу”.
Що, якщо ведучий “не зайде” нашій аудиторії? - У професіоналів завжди є план Б: заміна, адаптація, спільний брифінг перед подією, де ви зможете зрозуміти, наскільки ведучий пасує вашій культурі.
Чи буде технічний модератор на події? - Це не розкіш, якщо учасники з різних країн, з різним інтернетом, у різних часових зонах.
Питання про процес і підтримку онлайн-івенту
Який вигляд має весь процес від першого дзвінка до фінального звіту? - Вам мають чітко описати: бриф → концепція → сценарій → підготовка → івент → фідбек → постсапорт.
Чи буде персональний менеджер, який тримає контакт до і під час онлайн-заходу? - Один контакт = мінімум хаосу. В ідеалі це має бути людина, яка розуміє вашу культуру і допомагає на кожному етапі.
Питання до івенторів про вартість і прозорість бюджету
Що входить у вартість? - Добре, якщо вартість включає все: ведучого, сценарій, техпідтримку, платформу, інтерактиви. Якщо ж ні, то треба розуміти, що ще “випливе” потім.
Які можливі додаткові витрати? - Доставка подарунків, підключення додаткових учасників, робота відеомейкера чи режисера трансляції може бути опціональним, але варто знати це заздалегідь.
Чи є можливість адаптувати бюджет під наші можливості? - Гнучкі івент-агенції можуть зробити якісний івент і з великим, і з помірним бюджетом, а головне, щоб сценарій не втрачав ефект.
Чи можна отримати декілька пакетів на вибір? - Це зручно для внутрішнього погодження, тому що одразу видно, що включено в базу, а що - в преміум.
На що звернути увагу, обираючи агенцію: сигнали досвіду
- Вони ставлять зустрічні питання. Якщо агенція одразу пропонує “вікторину в Zoom”, не дізнавшись про вашу команду, це червоний прапор. Профі починають із брифу.
- У них є сценарист(и), а не тільки менеджер. Івент без креативу - це просто дзвінок із конкурсами. У професійній команді завжди є той, хто продумує сюжет і динаміку.
- Прозорий таймінг і процес. Ви розумієте, хто за що відповідає, коли і як це буде реалізовано.
- Готові кейси з вашої сфери. ІТ, фарма, діджитал - кожна сфера має свою комунікаційну культуру. Якщо агенція це розуміє, вони покажуть релевантний досвід.
- Є резервні варіанти. Ведучий захворів? Zoom “впав”? - Івент-команда має бути готова до плану Б (і в ідеалі розповісти вам про це заздалегідь).
Правильні питання до івент-компанії не ознака недовіри, а символ того, що ви як HR дбаєте про команду та якість її досвіду. Корпоратив - це частина культури, яка або запалює, або залишає байдужими.