Аутсорсинг бухгалтерських послуг – доволі складний процес і перед заключенням контакту з провайдером необхідно обговорити та дізнатись безліч нюансів, які в подальшому будуть впливати на якість обслуговування.
Тому поговоримо про процедури співпраці провайдера та клієнта, які гарантують якість та комфортну комунікацію між двома сторонами.
- Призначається відповідальний бухгалтер для виконання поточних функцій аутсорсингу;
- Призначається менеджер над відповідальним бухгалтером для контролю якості його роботи;
- Внутрішній аудит здійснюється щодо діяльності Компанії для забезпечення якості та мінімізації ризиків;
- Консультанти EBS оформляють всі необхідні кадрові документи (прийом, звільнення, переклади, штатні розписи і т.д.) і висилають Координатору в електронному вигляді;
- Компанія призначає Координатора, який передає Консультантам інформацію по особовому складу (прийом, зміни посад, прізвищ, а також виплата премій і т.д.), а також відповідає за підписання документів з боку Компанії, сканує і завантажує в базу даних (SkyRoom) щодня. Оригінали будуть збиратися і передаватися в наш офіс щотижня (регулярність повинна бути узгоджена);
- Обсяг робіт не передбачає виїзд Консультантів в офіс Клієнта, така можливість може бути узгоджена окремо, якщо потрібно з боку Компанії;
- Аутсорсинг буде здійснюватися в систем 1С / ЗУП, яка належить провайдеру;
- Відповідальному бухгалтеру надається доступ до електронної-банківській системи для внесення банківських платежів і формування банківських виписок;
- Буде запропонована установка програмного забезпечення для подання обов'язкової звітності в електронному вигляді;
- Банківські платежі будуть оброблятися у відповідності з графіком платежів, узгодженим з Компанією (як правило, два рази на місяць).
Заздалегідь прописані такі правила будуть чітко озвучувати зони відповідальності конкретних осіб, які залучені у процес надання послуг з бухгалтерського аутсорсингу.
Адже за процес надання бухгалтерських послуг відповідає велика команда експертів, яка складається з керівника проекту, старших бухгалтерів та спеціалістів середнього рівня, тому всі обов1язки чітко розмежовані між окремими працівниками.
Також клієнт може розраховувати на підтримку з боку юридичних спеціалістів у разі виникнення певних спорів та питань, а також спеціалістів ІТ відділу та відділу підбору персоналу задля покриття всіх потреб клієнта та вирішення нагальних питань.